1.「アポイントメント」とは

アポイントメントとは、「面会・会合の約束」を意味します。
ほとんどの場合、「アポ・アポ取り」と省略されて使われており、多くの方が耳にしたことがあるのではないでしょうか。

ビジネスシーンにおけるアポイントメントとは、顧客やビジネスパートナー、クライアント、新規開拓先の担当者などと交わされる、面会の約束を指します。
また、対法人のみに限らず個人顧客にも使われ、「〇〇様宅に訪問のアポが取れた」のような表現で用いられます。

2.アポイントメントを取ることはビジネスマナーの基本

アポイントメントを取ることは、社会人にとって常識です。
突然の訪問は、相手の都合を無視していると捉えられてもおかしくありません。
もし相手が忙しい時間帯なら非常に迷惑を感じ、その後のビジネス展開に大きく影響するでしょう。
プライベート同様に、ビジネスでも相手の都合への配慮が必要不可欠です。

3.アポイントメントを取る方法は、電話・メール・ウェブサイト

アポイントメントを取る、スタンダードな方法が電話とメールです。
また最近では、ウェブで行うケースも増えてきています。
ここでは、アポイントメントを獲得する3つの方法を、例文を交えてご説明します。

3-1.電話でアポイントメントを取る

電話のメリットは、相手と直接会話ができることです。
相手の反応がダイレクトに伝わるため、即座にアプローチの方法を変更したり、声のトーンや話し方に緩急を付けたりと、多角的に接近できます。
トークスクリプトやマニュアルを作成し、会話の流れを掴むことが重要です。

デメリットは、やはり断られやすいことではないでしょうか。
電話は、相手の時間を奪います。
したがって、相手が忙しいときに電話を掛けると強い拒否感が生まれ、ぞんざいに断られるでしょう。
前から付き合いのあるビジネスパーソンなら、電話を折り返してくれる可能性もありますが、初めての場合はその限りで終わってしまい、なかなか先の展開に進みにくい方法といえます。

3-1-1.例文

・既存顧客の場合
「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇です。
お忙しいところ恐れ入ります。
今、お時間よろしいでしょうか。
本日は〇〇の件でお電話致しました。
よろしければ一度お打ち合わせさせていただきたいのですが、今週でしたら、お手すきのお時間はございますでしょうか。
（アポイントメントが取れたら）
承知致しました。
では明日〇〇日午後〇〇時に、御社へお伺いします。
本日はお時間頂戴しまして誠にありがとうございました。
明日の件、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。」

・新規開拓の場合
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇会社の〇〇と申します。
本日は、弊社〇〇（商品名・サービス名）のご案内をさせていただきたくお電話致しました。
恐れ入りますが、ご担当者様はお手すきでしょうか」
担当者に取り次いでもらえたら、商品内容の説明やそれに紐づく提案をし、以後は既存顧客と同様です。

3-2.メールでアポイントメントを取る

メールのメリットは、相手の都合を邪魔せずにアプローチできるところではないでしょうか。
また、伝えたい内容をそのまま文字で残せるため、誤解やミスを防げます。

ただし、メールは、電話のように強制的に手を止めて対応を迫るものではなく、自分で受信のチェックをしなければなりません。
時間に束縛されない点は長所ですが、その反面、作業中のメールチェックは後回しにされがちです。
これは、メールを送る側にもいえることでしょう。
メールは、レスポンスの早さが重要です。
日程調整や質問など、こちらからの意思決定がないと解決できないことは、できるだけ早く、1日以内には返信しましょう。

3-2-1.例文

・既存顧客の場合
件名：
【〇〇（商品名・プロジェクト名等）お打ち合わせ日程のご相談】〇〇会社〇〇

本文：
〇〇会社
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇会社〇〇でございます。

〇〇の件につきまして、よろしければ一度お打ち合わせさせて頂けないでしょうか。
1時間程、お時間を頂戴できれば幸いです。
つきましては、今週午後からのお手すきな時間をお教えください。

お忙しいところ、誠に恐れ入ります。
ご確認の程、よろしくお願いいたします。

・新規開拓の場合
件名：
【弊社〇〇（商品名・サービス名等）のご提案】〇〇会社〇〇

本文：
〇〇会社
〇〇部　〇〇様

初めまして、〇〇会社〇〇部〇〇と申します。
突然のご連絡、失礼いたします。

この度は、貴社事業につきまして、弊社の〇〇がお役立てできればと
ご連絡させていただきました。

（サービス内容のPR）

よろしければ一度、ご挨拶に伺わせて頂ければ幸いです。
今週、お手すきのお時間をご教授頂けないでしょうか。

お忙しいところ、誠に恐れ入りますが、
ご検討の程、よろしくお願いいたします。

3-3.ウェブでアポイントメントを取る

自社サイトのお問い合わせフォームや、資料請求フォームなどに入力してもらい、アポイントメント獲得につなげます。
メール同様、この方法もレスポンスの早さが重要です。
相手の意識が集中しているうちに、メールや電話などのアクションを起こしておきましょう。
インターネットが普及した現代において非常にニーズに合った方法ですが、ただお問い合わせフォームや申し込みフォームを設けているだけでは、アポイントメント獲得は見込めません。
商品のPRや、SNSの利用など、顧客の目に止まるようにすることが必須です。

4.アポイントメントを獲得する4つの秘訣

アポイントメント獲得は、次のビジネスシーンにつながるアクションです。
ここでは、アポイントメントを獲得する4つの秘訣をご紹介しましょう。

4-1.会う目的を明確にする

相手にアポイントメントを取り付ける際は、会う目的や、会うことによるメリットを明確に伝えましょう。
「打ち合わせがしたい」、「挨拶に伺いたい」、「新商品のご説明」などと、簡潔に伝えることがポイントです。

4-2.面会の候補日を必ず用意しておく

こちらから面会の日程を提示する場合は、候補日を必ず3日ほど用意しましょう。
相手に合わせられるようにしておくことがポイントです。
また、こちらから日程を提示するか、都合を伺ってから日程調整を行うかは、相手の多忙さや性格から判断しましょう。
日々のコミュニケーションから、日程を決めてもらいたいタイプと、自分の予定を優先したいタイプとの、見極めが肝心です。

4-3.丁寧な言葉を心がける

丁寧な言葉遣いは、何よりも好印象を与えます。
また、礼儀正しい態度は、第一印象をよくするでしょう。
素晴らしい商品を揃えていても、それを説明する人の話し方や態度で、チャンスを棒に振ることがあります。
社会人として当たり前のことですが、人と接するときは礼儀正しく、常に丁寧な言葉遣いを意識することが重要です。

4-4.ビジネスマナーを守るる

電話やメールは、タイミングに気を付けましょう。
休日に仕事の電話が鳴ると、多くの方は迷惑に感じます。
営業時間外の連絡はマナー違反と認識しましょう。

また、アポイントメントの日程調整は、月曜日の午前中と、金曜日の午後を避けたほうが無難です。
週明けと週末は、仕事で忙しい場合が多く都合をつけにくいため、面倒がられる恐れがあります。

5.アポイントメントが取れたらすぐに感謝をする

アポイントメントが取れたら、相手に感謝のメールを送りましょう。
相手の印象をよくし、次の展開への効果が期待できます。
インターバルは必要ありません。
すぐに感謝の気持ちを伝えることがポイントです。
また、メールを送る際に日時を記述しておくことで、勘違いや失念の防止に役立ちます。

6.まとめ

アポイントメントは、ビジネスシーンにおいて重要な役割を持ちます。
また、アポイントメントを獲得するためのコミュニケーションスキルは、仕事をする上で大変必要な能力です。

一方で、自分のスキルを客観的に判断することは困難ですよね。
サーティファイのコミュニケーション検定なら、自身のスキルを可視化し、今後の社会活動に役立てられます。
また、丁寧な言葉で「話す」、相手の話を「聞く」スキルも学べます。
この機会にサーティファイのコミュニケーション検定で、スキルアップしてみませんか。